Telefoniste/receptioniste

Functiecontext

De functie komt voor in grotere bedrijven met veelal afzet in het buitenland. Ontvangen van buitenlandse bezoekers en telefoongesprekken (Engels en Duits) komen voor. Ook wordt in deze functie geassisteerd bij eenvoudige administratieve werkzaamheden bij pieken op andere afdelingen. Uitvoerende functie waarbij keuzemogelijkheden worden gestuurd door procedures, voorschriften en afspraken.

Organisatie

• Rapporteert aan: ondernemer of bedrijfsleider of hoofd administratie
• Geeft leiding aan: niet van toepassing

Functiedoel

Afhandelen van telefoon- en faxcontacten en ontvangen en te woord staan van bezoekers.

Resultaat­gebieden	Kernactiviteiten	Resultaatcriteria
Afgehan­delde contacten	afhandelen van telefoon en faxcontacten aannemen van binnenkomende telefoongesprekken, beoordelen voor wie het gesprek is/kan zijn bestemd en doorverbindingen maken op verzoek uitgaande telefonische verbindingen tot stand brengen versturen, ontvangen en distribueren van faxen en registeren van ontvangst/verzending samenstellen interne telefoonlijsten en lijsten van veelgevraagde nummers en adressen (telefoon, fax en e-mail) inspreken en uitluisteren automatische telefoonbeantwoorder en informeren van geadresseerde van de ingesproken boodschap	juistheid van verbindingen juistheid van doorverbinden correctheid en volledigheid van samengestelde lijsten conformiteit aan voorschriften en gebruiken correctheid van ingesproken berichten juistheid van doorgegeven informatie
Ontvangen bezoekers	ontvangen en te woord staan van bezoekers vaststellen (via vragen) wat de reden van het bezoek is en afhankelijk daarvan actie ondernemen (o.a. bij bezoekreden functionaris en bezoeker in contact brengen en verzorgen dat registratie en begeleiding verlopen volgens voorschriften) informeren van bezoeker (standaardinformatie, brochures, procedures) bij o.a. klachten, inlichtingen, komen ophalen van zaken, c.q. raadplegen van direct leidinggevende	adequaatheid van reactie op bezoekredenen mate van representativiteit van optreden correctheid van informatieverstrekking
Verleende onder­steuning van de buiten­dienst	verwerken van teksten, o.a. opgedragen teksten (ook in Engels en Duits), en eenvoudige overzichten bijhouden van eenvoudige administraties als bijv. het invoeren van de tijdregistratiekaarten van medewerkers beheren van de voorraad kantoorverbruiksartikelen, opgeven van bestellingen aan direct leidinggevende verzorgen van koffie/thee etc. op verzoek	correctheid van verwerkte teksten stiptheid van verwerking tijdsregistratie beschikbaarheid van kantoorverbruiksartikelen

Download

• Telefonist - receptionist(e) (docx)
• Telefonist - receptionist(e) (pdf)