Administratief medewerker

Functiecontext

De functie komt voor in grotere bloembollen groothandelsbedrijven. Functionaris werkt volledig onder verantwoordelijkheid van het afdelingshoofd of en binnen vastgestelde werkafspraken, regels en voorschriften. Maakt gebruik van standaard administratieve computerprogramma’s
Het betreft de administratief medewerker, die volledig onder verantwoordelijkheid van het afdelingshoofd en binnen vastgestelde werkafspraken, regels en voorschriften tijdens en buiten het seizoen werkt. De administratief medewerker maakt gebruik van standaard administratieve computerprogramma’s.

Organisatie

• Rapporteert aan: hoofd verkoop of hoofd administratie
• Geeft leiding aan: niet van toepassing

Functiedoel

Verwerken van administratieve gegevens ter ondersteuning van commerciële medewerkers en het commerciële proces.

Resultaat­gebieden	Kernactiviteiten	Resultaatcriteria
Verwerkte orders	verwerken van orders in het geautomatiseerde systeem, zodanig dat een juiste en tijdige orderuitvoering kan worden gerealiseerd controleren en completeren van orderformulieren (inkoop en verkoop) raadplegen van geautomatiseerde systemen m.b.t. bijvoorbeeld voorraadniveaus, productieplanning, kredietvoorwaarden e.d. inwinnen van informatie bij vragen en/of problemen bij (commercieel) medewerkers op verzoek raadplegen van contracten en informeren van betrokken medewerker(s)	compleetheid van orderformulieren inhoudelijke juistheid van informatie actualiteit van ordergegevens
Bijgehou­den bestanden	bijhouden van bestanden in geautomatiseerde systemen	actualiteit van bestandsinhoud
Verleende onder­steuning van de buiten­dienst	archiveren van stukken, bijhouden en periodiek schonen van archieven en bestanden kopiëren en verspreiden van stukken registreren van klachten en claims bijhouden van voorraad kantoorbenodigdheden, uitgeven en afroepen van nieuwe voorraad	beschikbaarheid van archiefstukken en gegevensbestanden juistheid van geregistreerde klachten en claims beschikbaarheid van kantoorartikelen

Functie-indeling - Niveau-Onderscheidende Kenmerken (NOK)

het hogere niveau veronderstelt de beheersing en/of uitvoering van alle taken/verantwoordelijkheden/bekwaamheden van het lagere niveau.

Adminstratief assistent	Administratief medewerker
Functiedoel
Uitvoeren van routinematige administratieve werkzaamheden van eenvoudige en registratieve aard ter ondersteuning van de administratieve en kantoororganisatie	Verwerken van administratieve gegevens ter ondersteuning van commerciële medewerkers en het commerciële proces (in- en verkoop)
Typering van het werk
Uitvoerend Eenvoudig/enkelvoudig (m.n. invoeren, registreren) Sterk routinematig/herhalend	Routinematig Controlerend beheersmatig
Karakter van het werk
Invoeren van diverse gegevens in computersystemen volgens instructie, o.a.: inkoopbriefjes in computersystemen ontvangstgegevens van partijen bloembollen verkooporders Uitvoeren eenvoudige opberg- en archiveerwerkzaamheden, kopieerwerkzaamheden	Verwerken, controleren en completeren van (order)gegevens o.b.v. in-/verkooporders informatie van commerciële medewerkers gegevens in het geautomatiseerd systeem (o.a. contractafspraken, leveringscondities)
Zelfstandigheid / kaders
Navraag doen in geval van onduidelijkheden in aangeleverde gegevens	Completeren gegevens op basis van in systemen bekende informatie - navraag doen bij ontbreken van gegevens
Communicatie
Inwinnen van standaard informatie Melden van bijzonderheden en afwijkingen	Uitwisselen van standaard informatie, (ordergegevens, contractinformatie)

Download

• Administratief medewerker (docx)
• Administratief medewerker (pdf)
• NOK matrix administratief (docx)
• NOK matrix administratief (pdf)